Die Digitalisierungsinitiative des Schweizer Rechtssystems ist ein umfangreiches Projekt, in das eine Vielzahl Personen involviert ist. Landesweit sind alle kantonalen Justizdirektoren sowie deren Teams einbezogen. Die KKJPD sorgt auf politischer Ebene für die Koordination der Zusammenarbeit unter den Kantonen und mit dem Bund in den Bereichen Polizei, Justiz, Strafvollzug und Migration. Der KKJPD gehören alle für die Bereiche Sicherheit, Polizei und Justiz zuständigen Regierungsrätinnen und Regierungsräte an. Bis 2026 sollen alle an einem Justizverfahren beteiligten Parteien auf kantonaler und eidgenössischer Ebene mit den rund 300 Gerichten, den Staatsanwaltschaften und Justizvollzugsbehörden Daten elektronisch in einem hochsicheren zentralen Portal austauschen können. Im Zuge dieses Wandels werden Papierakten durch elektronische Dossiers ersetzt und die Arbeitsumgebung in der Justiz sowie die Infrastruktur optimiert.
Eine Plattform für einen einfachen Austausch
Um dieses Projekt zu stemmen und die Kommunikation zwischen dieser Vielzahl an beteiligten Personen zu koordinieren, war die KKJPD auf der Suche nach einer Lösung, die einen einfachen und effektiven Informationsaustausch ermöglicht. Die Anforderungen: es sollte ein zentraler Ort geschaffen werden, an dem eine Vielzahl an beteiligten Personen zusammenarbeiten können. Die Plattform sollte vor allem benutzerfreundlich sein. Zudem sollte sie eine effiziente Suchmaschine beinhalten und die Lösung sich schnell einrichten lassen. bitvoodoo konnte das Projektteam der KKJPD überzeugen und erfolgreich Confluence von Atlassian implementieren.
Confluence im Einsatz
Mit dem Einsatz von Confluence steht allen Mitgliedern der KKJPD nun eine kollaborative Arbeitsplattform zur Verfügung, die es ihr ermöglicht, alle Informationen an einem einzigen Ort zu bündeln, Inhalte zu bearbeiten und einfach zu finden. Informationen und Dokumente sind immer auf dem aktuellsten Stand und versioniert. Für die erfolgreiche Umsetzung von «Justitia 4.0» ist die Zusammenarbeit über eine einfache Knowledge-Plattform die Basis. Nur so können sich alle beteiligten Parteien zeit- und ortsunabhängig abstimmen und Wissen austauschen. Confluence wurde mit einigen Apps aus dem Atlassian Marketplace erweitert: neben den Apps Numbered Headings für nummerierte Abschnittstitel und Secure Login für die 2 Faktor Authentifizierung ergänzen der Scroll PDF Exporter sowie der Team Calendar für eine einfache Terminübersicht die Kollaborationsplattform.
Der Scroll PDF Exporter des deutschen App-Entwickler k15t ermöglicht den nahtlosen Export von einzelnen oder mehreren Confluence-Seiten im PDF-Format. Die App unterstützt die Erstellung technischer Dokumentationen und Geschäftsdokumente. Dank definierter Vorlagen ist die volle Kontrolle über die Gestaltung einer Seite möglich und so auch die Ausgabe von PDFs im eigenen Corporate Design.
Erfolgreiches On-Boarding
Bevor die neue Plattform allen Usern zur Benutzung bereit stand, führte bitvoodoo mehrere Workshops mit den Projektverantwortlichen durch. Gemeinsam wurden Bereiche definiert und Verantwortlichkeiten für die einzelnen Spaces festgelegt. Im Anschluss erfolgte die Implementierung der Wissensplattform dann durch die KKJPD: das interne Admin-Team stellte allen Usern eine digitale Anleitung zur Verfügung. Anhand dieser konnten alle Beteiligten schnell ins Boot geholt werden. Schon kurze Zeit nach Start der Wiki-Software arbeiten die Mitglieder der KKJPD wie selbstverständlich mit dem neuen Tool.
Überzeugt von der Software aus dem Hause Atlassian, implementierte die KKJPD im Anschluss zusätzlich das Projektmanagement-Tool Jira Software.
Möchten auch Sie ein Projekt realisieren, bei dem viele Personen und Teams an unterschiedlichen Standorten mitwirken und ihre Ideen einbringen sollen? Wir unterstützen Sie gerne bei der Umsetzung Ihres Projekts.
